Waar moet u op letten als u een kantoorruimte wilt huren?
U wilt uw bedrijf vestigen in een kantoor en bent op zoek naar een geschikte kantoorruimte om te huren. Waar moet u dan op letten? Bekijk onze lijst!
Financiële aspecten
Allereerst moet het financiële plaatje kloppen. Waarschijnlijk heeft u een maximum budget voor de maandelijkse huurprijs. Zoek dan ook binnen dit budget of schakel een makelaar in om dit te doen. Maar er zijn meer financiële aspecten waar u aan moet denken:
- Is er bijvoorbeeld sprake van huurverhoging? En zo ja, hoeveel?
- Hoeveel borg betaalt u?
- Is er sprake van servicekosten bovenop de huurprijs?
- Wat zijn de financiële voorwaarden om te kunnen huren?
Wel of geen BTW
De huur van bedrijfsruimte is vrijgesteld van omzetbelasting (BTW). Als u ondernemer bent kunt u samen met de verhuurder bepalen om de huur toch te belasten met BTW. De BTW is natuurlijk te verrekenen en de huurkosten zijn aftrekbaar. In sommige situaties kan deze constructie voordelig zijn.
Huurperiode
Bij middenstandsbedrijfsruimte kunt u wettelijk voor twee jaar huren of een termijn van 5 + 5 jaar aangaan. Bij overige bedrijfsruimte kunt u de termijn zelf bepalen, voor bepaalde of voor onbepaalde tijd. Denk goed na over uw toekomstverwachtingen. Kijk goed naar je verwachtingen van de toekomst. Tussentijds de huur opzeggen van middenstandsbedrijfsruimte is vaak erg lastig.
Oppervlakte van de kantoorruimte
Wanneer u een kantoorruimte huurt is het belangrijk om de juiste oppervlakte uit te zoeken. Kunt u al uw bureaus, kasten en apparatuur kwijt? Moet er ruimte blijven om klanten te ontvangen, of voor een kleine zithoek? Door van tevoren een beeld te scheppen van de inrichting kunt u beter inschatten welke oppervlakte u nodig heeft. Houd ook rekening met ruimte voor uitbreiding. Wellicht wilt u over enkele jaren meer personeel aannemen. Door een ruimte te kiezen die een stuk met uw onderneming kan meegroeien, voorkomt u dat u op korte termijn opnieuw moet verhuizen naar een ander kantoor.
Locatie van de kantoorruimte
De locatie van uw kantoorruimte is ongetwijfeld belangrijk. Wilt u in het stadscentrum huren of juist buiten het centrum? Wilt u vanaf de weg zichtbaar zijn of is dit niet noodzakelijk? Denk ook na over bereikbaarheid voor personeel en klanten. Is het kantoor goed te bereiken per auto, fiets of openbaar vervoer? En hoe zit het met parkeerplaatsen voor de deur?
Bij de keuze van een locatie komt veel kijken. Bedenk van tevoren wat voor u de belangrijkste punten zijn en wat optioneel is, zodat u hier makkelijker op kunt selecteren.
Staat van de kantoorruimte
Een voordeel van een kantoorruimte huren is dat er in de meeste gevallen weinig onderhoud hoeft te gebeuren aan het pand of de ruimte waar u naartoe verhuist. Toch is het goed om de staat van de ruimte goed in kaart te brengen. Werkt alle apparatuur naar behoren, is er een verwarming en/of airconditioning aanwezig, werken de rolluiken, etc. Geef eventuele gebreken aan bij de verhuurder en overleg of deze kunnen worden opgepakt voordat u het kantoor gaat huren.
Faciliteiten en services in de huurprijs
Eerder haalden we servicekosten al even aan als het gaat om het in kaart brengen van de kosten voor de kantoorruimte. Bij servicekosten kan het bijvoorbeeld gaan om schoonmaakkosten of afvalinzameling. En hoe zit het met tussentijds onderhoud wanneer bijvoorbeeld lampen moeten worden vervangen? Door deze kosten overzichtelijk te hebben komt u achteraf niet voor verrassingen te staan.
Breng ook in kaart van welke voorzieningen u gebruik mag maken buiten uw kantoorruimte om. Een gezamenlijke keuken, toiletruimte, buitenomgeving, etc.
De huurovereenkomst
Tot slot is het belangrijk om de huurovereenkomst voor uw kantoorruimte goed door te nemen wanneer u besluit te huren. Veel van bovengenoemde punten worden hierin vermeld. Heeft u uitzonderingen besproken met de verhuurder? Deze moeten dan ook in de huurovereenkomst voor de kantoorruimte zijn opgenomen.
In een standaard huurovereenkomst is opgenomen:
- omschrijving van de ruimte - wat hoort erbij en wat niet?
- de oppervlakte van de ruimte
- de huurprijs (inclusief en exclusief) en betaaltermijn
- wordt de huurprijs jaarlijks geïndexeerd of niet?
- de bestemming van het pand
- de looptijd van de huur en hoe en wanneer er opgezegd kan worden
- eventuele algemene bepalingen
- eventuele servicekosten
- afspraken over gas, water en licht
- afspraken omtrent onderhoud
- moeten tussentijdse aanpassingen na afloop ongedaan worden gemaakt?
- afspraken omtrent onderverhuur
- afspraken omtrent gemeentelijke belastingen (onroerende zaak-, afvalbelasting)
- het al dan niet verlengen van de huur na aflopen van de huurtermijn
Extra tip: Maak foto’s van de ruimte zoals deze aan u wordt opgeleverd. Wanneer het het huurcontract later wilt beëindigen kunt u hierop terugvallen.
Bekijk ons aanbod
Strijbosch Thunnissen Makelaars heeft een uitgebreid bedrijfsaanbod, waaronder ook kantoorruimtes die te huur staan in Nijmegen en omgeving. Bekijk ons aanbod en stuur ons gerust een bericht als u een kantoorruimte heeft gevonden waar u meer over wilt weten.
